Разъездной характер работы — что это значит и чем отличается от командировок?

Далеко не всегда сотрудник проводит весь рабочий день за столом в офисе. В некоторых специальностях необходимы визиты к клиентам и перемещения между удаленными площадками. Что такое разъездная работа и чем она отличается от командировок — разберем подробнее.

Разъездной характер работы (РХР) — это формат, при котором сотрудник выполняет задачи не в одном постоянном месте, а регулярно перемещается между разными объектами или территориями. Это могут быть поездки:

• к клиентам;
• на объекты;
• на встречи;
• для проверок.

Рабочий день проходит вне офиса или стационарного рабочего места. В отличие от разовых задач, перемещения постоянные и непрерывные. Это основное отличие от командировок — временных поездок вне места работы.

У такого сотрудника может не быть места для работы в офисе. Например, курьер или торговый представитель проводит весь день в дороге либо у клиентов. В некоторых случаях рабочее место в офисе формально есть, но сотрудник все равно большую часть времени проводит вне его (к примеру, менеджер по продажам).

Что еще подразумевает РХР:

• Перемещения между объектами или клиентами происходят постоянно. Это основная часть рабочего процесса, а не разовое поручение.
• Время, затраченное на дорогу между объектами, считается рабочим временем. Оно оплачивается в обычном порядке, так как передвижение заложено в должностные обязанности.
• Установлены территориальные границы. В договоре прописывается зона разъездов. Если поездка выходит за эти пределы, она может быть оформлена уже как командировка.
• Работодатель обязан возмещать расходы, связанные с поездками. Это затраты на проезд, топливо, парковки, использование личного транспорта. Оплачивается и наем жилья, если работа требует ночевки в другом населенном пункте.
• На каждую поездку не нужно оформлять отдельный приказ, как при командировках. Отчетность обычно ведется через маршрутные листы, журналы учета или CRM.

Командировка — это разовое служебное поручение, которое сотрудник выполняет вне места своей постоянной работы. Она всегда ограничена по времени и имеет четкую цель, поставленную руководством. Каждая поездка оформляется отдельным приказом, в котором фиксируются даты отъезда и возвращения. На этот период за работником сохраняется средний заработок, а не стандартный оклад. Командировкой считается даже однодневный выезд в другой город, если это не входит в обычные трудовые обязанности.

В отличие от командировок, разъездной характер работы подразумевает, что поездки постоянные. Это не временное поручение, а ежедневный формат выполнения задач на разных объектах или территориях клиентов. Сотрудник получает обычную заработную плату за отработанное время, а его перемещения не требуют издания новых приказов. Дорога считается частью рабочего процесса, а не способом добраться до места выполнения разового задания. Весь режим изначально закреплен в договоре.

Формат используется, если услуга оказывается непосредственно на территории заказчика или требует постоянного перемещения грузов и документов. Некоторые профессии:

• торговые представители;
• страховые агенты;
• сервисные инженеры и мастера по ремонту оборудования;
• экспедиторы;
• курьеры;
• наладчики сетей;
• водители различных категорий;
• медицинские и социальные работники, посещающие пациентов на дому.

Вакансии регулярно публикуются на карьерных порталах крупных компаний. Например, можно посмотреть актуальные предложения и откликнуться на позиции с РХР здесь. Это отличный вариант для тех, кто предпочитает динамичную рабочую среду вместо монотонного пребывания в офисе.

Что такое разъездная работа с юридической точки зрения? Формат официально регулируется Трудовым кодексом. Основные правила оформления:

• В правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном положении фиксируется список позиций, работа по которым предполагает постоянные разъезды.
• В локальном акте компании прописываются виды возмещаемых расходов: стоимость проезда, горюче-смазочных материалов, найма жилья. Также устанавливаются сроки предоставления отчетов о поездках.
• Условия должны быть закреплены в трудовом договоре. В противном случае дополнительные выплаты могут быть признаны скрытой частью зарплаты, что приведет к доначислению налогов.
• В договоре также должны быть обозначены границы поездок: конкретный город, область или вся территория РФ. Если сотрудника направят за пределы этой зоны, поездка должна оформляться как командировка с изданием отдельного приказа.
• Для освобождения выплат от НДФЛ и страховых взносов суточные устанавливаются в размере 700 руб. при поездках по России и 2500 руб. — за границу. С сумм, превышающих эти лимиты, налоги и взносы уплачиваются в общем порядке.
• На каждый выезд отдельный приказ не требуется. Основанием для выплат служат регулярные отчетные документы: журналы учета поездок, чеки на бензин или билеты.
• За дни в разъездах начисляется обычный оклад согласно фактически отработанному времени, а не средний заработок.

При РХР работодатель обязан возмещать сотруднику документально подтвержденные расходы:

• Проезд. Оплата билетов на общественный транспорт, услуги такси (если это предусмотрено локальным актом), расходы на бензин и обслуживание личного автомобиля при его использовании в служебных целях.
• Найм жилого помещения. Расходы на гостиницы, отели или аренду жилья, если выполнение работы требует ночевки вне места постоянного жительства.
• Суточные, если сотрудник для выполнения своих обязанностей остается ночевать вне дома.
• Также могут быть оплачены другие траты с разрешения работодателя. Это, например, оплата платных парковок, мойка служебного авто или услуги связи.

Работодатель не обязан компенсировать расходы, которые не связаны напрямую с выполнением обязанностей или не предусмотрены внутренними правилами компании. Это личные расходы, штрафы ГИБДД, сверхлимитные траты без согласования. Также можно не компенсировать любые расходы без чеков, квитанций или билетов.

Работодатель может упростить расчеты и вместо компенсации по чекам выплачивать фиксированную надбавку к зарплате. В этом случае бухгалтерии не придется проверять каждую поездку. Однако надбавка считается частью дохода, поэтому с нее придется удержать 13% НДФЛ и начислить страховые взносы. Если же компания возмещает реальные расходы по документам, налоги с этих сумм не платятся. Выбор между фиксированной суммой и выплатой по чекам зависит от того, что важнее: простота учета или экономия на налоговых платежах.

Сотруднику нужно быть готовым к постоянной нагрузке и серьезной ответственности за отчетность. Главный минус — необходимость постоянно собирать чеки, билеты и заполнять маршрутные листы. Если документ будет утерян, бухгалтерия не возместит расходы, и траты лягут на личный бюджет.

Кроме того, суточные выплачиваются только за дни, когда невозможно вернуться домой. Обычные городские поездки не приносят дополнительного дохода, несмотря на усталость от дороги. Постоянные перемещения изматывают физически, возможен ненормированный график из-за пробок или задержек на объектах. При этом использование личного авто в рабочих целях ускоряет его износ, который зафиксированные в договоре компенсации не всегда покрывают полностью.

Но преимуществ у подобного формата немало. Что значит разъездная работа для сотрудника? Это достаточная автономность и возможность получать дополнительные выплаты. Плюсы такого режима:

• Сотрудник получает суточные (полевое довольствие) за каждый день работы в разъездах, если он не может вернуться домой. Эти суммы не облагаются налогом, то есть выплачиваются в полном объеме сверх зарплаты. Не нужен отчет о том, на что именно они потрачены.
• При командировках за дни поездки платят средний заработок, который может быть ниже обычного оклада. А при разъездной работе сотрудник всегда получает свой полный оклад за фактически отработанное время.
• Если в работе используется личный автомобиль, работодатель обязан возмещать не только расходы на бензин, но и амортизацию машины. Можно поддерживать авто в рабочем состоянии за счет компании.
• Работа «в полях» предполагает отсутствие постоянного надзора со стороны руководства. Сотрудник может свободно планировать маршрут и самостоятельно определять очередность выполнения задач на территории.
• Компания оплачивает мобильную связь, интернет, платные парковки и другие расходы, которые возникают в процессе поездок. Сотрудник может выполнять свои обязанности, не тратя личные средства.

При грамотном оформлении такой формат работы выгоден обеим сторонам. Работодатель избавляется от бюрократии с приказами на каждую поездку и законно оптимизирует налоги на суточные. Сотрудник же получает гарантии возмещения расходов и прибавку к зарплате в виде необлагаемых выплат. Важно детально прописать правила в локальных актах и договоре. Так компания будет застрахована от претензий трудовой инспекции, а работник — от необходимости тратить личные деньги на выполнение служебных задач.